CRM événementiel : la donnée qui survit à l'édition suivante.
Chaque édition repart trop souvent d'un fichier vierge, alors que la précédente contenait déjà tout ce qu'il fallait savoir. OpenMyDiv développe des CRM pour organisateurs d'événements, où exposants, participants et prestataires se reportent d'une édition à l'autre.
Chaque édition recommence à zéro
Le fichier des exposants de l’an dernier existe, quelque part, dans une version dont personne n’est sûr. Les relances de renouvellement partent d’un export retravaillé à la main. Les prestataires sont dans un autre tableau, les participants dans l’outil de billetterie, la facturation dans un troisième endroit. Trois semaines avant l’ouverture, quatre personnes se répondent par mail pour savoir qui a payé quoi.
Dans l’événementiel, la valeur n’est pas dans le fichier de l’année, elle est dans la continuité entre les éditions. Savoir qu’un exposant vient depuis six ans, qu’il a changé d’emplacement deux fois et qu’il a eu une réclamation en 2024 vaut plus que n’importe quelle base achetée.
Cette page traite du CRM appliqué au secteur. L’approche générale figure sur notre page création de CRM sur mesure.
Modéliser l’édition comme un objet, pas comme un dossier
C’est la décision de conception qui change tout le reste, et elle se prend au premier atelier.
- L’édition : dates, lieu, plan, tarifs, jalons de commercialisation. Une nouvelle édition se crée depuis la précédente, avec ses exposants déjà pré-inscrits en attente de confirmation.
- Les exposants : société, contacts, emplacements successifs, options réservées, historique de facturation et de réclamations sur toutes les éditions.
- Les participants et visiteurs : inscriptions, badges, catégories d’accès, présence constatée. Un public distinct des exposants, avec ses propres règles.
- Les prestataires : montage, sécurité, restauration, audiovisuel, avec leurs devis et leurs interventions rattachés à l’édition.
- La facturation : acomptes, soldes, options ajoutées en cours de route, relances déclenchées sur les échéances plutôt que sur la mémoire de quelqu’un.
Quand les exposants doivent se connecter pour réserver, déposer leurs éléments et suivre leur dossier, le besoin devient un extranet autant qu’un CRM. Et quand la gestion entière de la structure est concernée, il relève du pilier CRM, ERP et progiciels sur mesure.
Quatre temps, et un outil qui les traverse
L’année d’un organisateur n’est pas linéaire. Le CRM doit servir aux quatre moments, y compris celui où personne n’a le temps de saisir quoi que ce soit.
Ouvrir l'édition
Report des exposants de l'édition précédente, plan et tarifs mis à jour, campagne de renouvellement lancée sur une base déjà qualifiée.
Commercialiser
Réservations d'emplacements, options, contrats et acomptes. Le plan se remplit en temps réel plutôt que dans un fichier que deux personnes s'échangent.
Tenir l'événement
Badges, accès, dernières modifications de dernière minute. Sur ces trois semaines, l'outil doit être consultable depuis un téléphone, sinon il est contourné.
Clôturer et préparer la suite
Soldes, réclamations, retours des exposants et des visiteurs. Tout est rattaché à l'édition et servira de point de départ à la suivante.
Quatre effets concrets sur l’organisation
Ils se constatent dès la première édition menée avec l’outil, pas au bout de trois ans.
Le renouvellement part plus tôt
La liste des exposants à relancer existe le lendemain de la clôture, avec leur emplacement et leur montant de l'an dernier. C'est le moment où ils décident, pas trois mois après.
Le plan de salle cesse d'être un fichier
Les emplacements réservés, optionnés et disponibles se lisent au même endroit par toute l'équipe, sans version parallèle qui traîne sur un poste.
Les exposants se servent seuls
Réservation, dépôt du logo et du descriptif, commande d'options, téléchargement des factures. Autant d'échanges par mail qui disparaissent.
Les relances ne dépendent plus de quelqu'un
Acompte non reçu, pièce manquante, option non confirmée : la relance se déclenche sur l'échéance et laisse une trace, y compris quand l'équipe est sur site.
Ce qu’on nous demande chez les organisateurs
Les questions qui reviennent en premier rendez-vous, avec les réponses que nous donnons.
Oui, et c’est souvent la bonne décision. Les plateformes de billetterie font correctement ce qu’elles font, notamment le paiement et l’envoi des billets, et les réécrire n’apporterait rien. Nous récupérons les inscriptions dans le CRM pour que la donnée participant rejoigne le reste, sans dupliquer la gestion du paiement. La règle vaut pour toute la chaîne : nous développons ce qui vous distingue et nous nous branchons sur ce qui existe déjà.
C’est le vrai test, et il conditionne la conception plus que n’importe quelle fonctionnalité. Un CRM qui suppose une saisie soignée au bureau sera abandonné dès le montage. Nous concevons donc les écrans les plus sollicités en période de pointe pour être utilisables depuis un téléphone, avec un minimum de champs obligatoires et des actions en un geste. Ce qui peut attendre se saisit après, ce qui doit être capté sur le moment se capte en trois secondes.
Comme une société avec un historique, et non comme une nouvelle inscription. Le CRM garde la fiche société d’une édition à l’autre, avec ses contacts successifs, ses emplacements passés, ses montants, ses options habituelles et ses éventuelles réclamations. Au moment de la relance, votre commercial voit immédiatement à qui il parle et ce qu’il peut proposer. C’est aussi ce qui permet de repérer un exposant qui réduit sa surface deux années de suite, avant qu’il ne parte.
Oui, dans un cadre précis. Vers des professionnels, la prospection par voie électronique est possible sous régime d’opposition si le message porte sur leur activité et que la personne a été informée. Vers des particuliers, le consentement préalable est requis. Dans les deux cas, chaque message doit comporter un moyen d’opposition simple, et les données ne se conservent pas indéfiniment. La CNIL détaille les règles applicables à la prospection commerciale, et nous paramétrons les durées de conservation et le traitement des oppositions à la conception.
Non, et ce serait même contre-productif. Un même exposant participe souvent à deux de vos manifestations, un même prestataire intervient sur les trois. Un outil unique avec plusieurs événements, chacun ayant ses éditions, permet de voir cette transversalité et d’ouvrir des ventes croisées que des fichiers séparés rendent invisibles. Les droits d’accès se cloisonnent ensuite par équipe si vos pôles fonctionnent séparément.
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