Automatisation des processus : arrêter de ressaisir, vérifier, relancer.
Vos équipes support passent leurs journées à reprendre une donnée dans un outil pour la remettre dans un autre. OpenMyDiv identifie les tâches qui coûtent le plus de temps, chiffre ce qu'elles représentent, puis développe l'automatisation qui les remplace.
Des heures passées à faire circuler de l’information
Une commande arrive par mail. Quelqu’un la ressaisit dans l’ERP. Quelqu’un vérifie que le client n’a pas d’impayé. Quelqu’un relance le commercial. Quelqu’un met à jour le tableau de suivi du lundi. Aucune de ces étapes ne demande de compétence particulière, et toutes prennent du temps à des gens qui en ont peu.
L’automatisation des processus consiste à confier ces enchaînements à un système qui les exécute sans intervention. Là où un script suffisait à traiter des cas parfaitement réguliers, l’IA permet aujourd’hui de traiter des entrées désordonnées : un mail rédigé librement, un PDF mal scanné, une pièce jointe au mauvais format. C’est ce qui change, et c’est le périmètre de notre pôle intelligence artificielle.
L’Insee mesure que 18 % des entreprises implantées en France utilisaient au moins une technologie d’IA en 2025, un taux multiplié par trois depuis 2023. La question n’est plus de savoir si l’IA sert à quelque chose, mais quelle tâche elle doit reprendre en premier.
On ne vend pas un outil, on retire une tâche
OpenMyDiv part de la tâche, jamais de la technologie. Le cadrage commence par une mesure : combien de fois par semaine, combien de minutes, par qui. Si le total ne justifie pas le développement, nous le disons.
- Connexion à vos outils existants : ERP, CRM, messagerie, GED, tableurs, via les API de vos logiciels ou des connecteurs dédiés.
- Traitement des entrées non structurées : mails, PDF, formulaires libres, pièces jointes hétérogènes.
- Règles métier explicites : ce sont vos règles, écrites et versionnées, pas l’interprétation d’un modèle.
- Validation humaine sur toute action qui engage l’entreprise : envoi client, écriture comptable, engagement de dépense.
- Mesure après mise en service, sur les indicateurs définis au cadrage.
Quand l’automatisation touche à la gestion, elle s’appuie sur le socle déjà en place : votre ERP ou progiciel sur mesure, ou l’outil du marché que vous utilisez déjà.
Six tâches où l’automatisation rend du temps tout de suite
Un dirigeant ne cherche pas une technologie, il cherche à arrêter une tâche. Voici celles qui reviennent le plus souvent chez les PME et ETI que nous accompagnons.
Saisie et ressaisie
La même donnée existe dans trois outils et personne ne sait lequel fait foi. L'automatisation la reprend à la source et la propage, avec une trace de ce qui a été écrit et quand.
Devis et chiffrage
Reconstituer un devis à partir d'un mail, d'un cahier des charges et d'une grille tarifaire prend du temps et se prête mal aux modèles de document. L'automatisation prépare la proposition, un commercial la valide.
Qualification des demandes
Toutes les demandes entrantes ne se valent pas. Le tri, l'enrichissement et l'affectation au bon interlocuteur s'automatisent sans perdre les cas particuliers.
Traitement de documents
Factures, bons de livraison, contrats, comptes rendus : extraire les bonnes valeurs, les contrôler contre une référence, les classer au bon endroit.
Support et réponses clients
Les questions répétitives se traitent à partir de votre documentation réelle, pas d'un modèle générique. Les autres remontent à un humain, avec le contexte déjà rassemblé.
Reporting et suivi d'activité
Consolider chaque semaine des chiffres dispersés dans plusieurs outils pour produire le même tableau est une tâche entièrement automatisable, y compris la mise en forme et la diffusion.
Automatisation par règles ou automatisation avec IA
Les deux existent, elles ne coûtent pas la même chose et ne traitent pas les mêmes cas. Le bon réflexe est de commencer par la moins chère.
| Automatisation par règles Scripts, connecteurs, workflows | Automatisation avec IA Modèle de langage encadré | |
|---|---|---|
| Entrées traitées | Données structuréesChamps de formulaire, lignes de tableur, appels API | Entrées libresMails rédigés librement, PDF scannés, pièces jointes hétérogènes |
| Face à un cas nouveau | Échoue et alerte | Propose une interprétation, à faire valider |
| Coût de mise en oeuvre | Faible à modéré | Plus élevé, cadrage indispensable |
| Traçabilité de la décision | Inclus | PartielleÀ compenser par des journaux et des seuils de confiance |
| Quand la choisir | Le processus est stableLes cas particuliers sont rares et connus | Les exceptions dominentLe volume de cas particuliers rend les règles ingérables |
Cinq étapes, dont une avant tout développement
Le cadrage chiffre le temps passé sur la tâche avant d’automatiser quoi que ce soit. C’est cette mesure qui décide de la suite, et c’est elle qui sert de référence à l’arrivée.
Mesurer la tâche
Fréquence, durée unitaire, personnes concernées, coût annuel estimé. Sans cette mesure, aucun gain ne pourra être démontré ensuite.
Cartographier le processus réel
Le processus décrit et le processus exécuté diffèrent presque toujours. Nous documentons le second, exceptions comprises.
Développer et brancher
Développement de l'automatisation et connexion aux outils en place, sur un périmètre volontairement restreint pour obtenir un résultat observable.
Mettre en service en double
L'automatisation tourne en parallèle du traitement manuel le temps de comparer les résultats et de régler les seuils de confiance.
Mesurer et ajuster
Nous reprenons les indicateurs du cadrage. Une automatisation qui n'est pas mesurée finit par ne plus être utilisée.
Ce que l’automatisation ne remplace pas
Une automatisation ne décide pas à la place de vos équipes. Elle prépare, elle propose, elle exécute ce qui a été validé. Sur toute action qui engage l’entreprise vis-à-vis d’un client, d’un fournisseur ou de l’administration, un humain garde la main. Ce n’est pas une précaution de façade : c’est ce qui rend le dispositif défendable le jour où une écriture est contestée.
Vos données restent les vôtres. Elles ne servent pas à entraîner un modèle tiers. Quand un traitement porte sur des données personnelles, le RGPD s’applique intégralement, et la CNIL a publié des recommandations précises sur le développement des systèmes d’IA.
Le règlement européen sur l’IA est entré en application. Depuis le 2 août 2026, les obligations de transparence s’appliquent : un système qui échange avec une personne doit indiquer qu’il s’agit d’une IA, et les contenus générés doivent être identifiables. Le calendrier officiel publié par la Commission européenne détaille les échéances suivantes. Nous intégrons ces obligations à la conception, pas après coup.
Quand l’automatisation dépasse l’exécution d’un enchaînement et prend en charge un périmètre métier entier, la réponse s’appelle un agent IA métier. Quand elle porte exclusivement sur des documents entrants, elle relève du traitement documentaire.
Ce qu’on nous demande avant d’automatiser
Les questions qui reviennent en premier rendez-vous, avec les réponses que nous donnons.
Le calcul se fait avant le devis. Multipliez la fréquence hebdomadaire par la durée unitaire et par le coût horaire chargé de la personne qui l’exécute, puis comparez ce total sur trois ans au coût de développement. Deux critères s’ajoutent au chiffre : la tâche doit être répétitive dans sa structure, et son résultat doit être vérifiable par quelqu’un. Une tâche qui coûte cher mais dont personne ne sait dire ce qu’est une bonne réponse n’est pas automatisable, c’est le type de projet que nous refusons. À l’inverse, une tâche modeste mais exécutée par cinq personnes dans cinq services justifie souvent l’investissement, comme la qualification des demandes entrantes.
Non, et c’est même rarement souhaitable. L’automatisation se branche sur ce qui existe : votre ERP, votre CRM, votre messagerie, vos dossiers partagés. Nous passons par les interfaces de programmation quand le logiciel en expose, par des connecteurs dédiés sinon. Un changement d’outil ne se justifie que si l’existant ne permet aucune lecture ni écriture automatisée, ce qui arrive avec certains logiciels anciens. Dans ce cas, l’arbitrage se pose au niveau du socle : extranet, intranet ou application métier, avant de parler d’automatisation.
Elle est conçue pour se tromper de manière visible. Chaque traitement produit un niveau de confiance ; en dessous du seuil que nous fixons ensemble, le dossier part dans une file d’attente humaine au lieu d’être traité. Toutes les décisions sont journalisées : entrée reçue, valeur retenue, action exécutée, horodatage. Vous pouvez donc reprendre n’importe quel dossier et comprendre ce qui s’est passé. Pendant la phase de mise en service en double, ces écarts servent justement à régler les seuils avant de couper le traitement manuel.
Ce n’est pas l’objectif de nos projets et nous ne le vendons pas ainsi. Les tâches que nous automatisons sont celles que personne ne revendique : ressaisie, contrôle de cohérence, relance, mise en forme de tableaux. Le temps libéré retourne le plus souvent vers ce que la même équipe n’arrivait plus à traiter, faute de temps. Il faut néanmoins l’anticiper : une automatisation qui change la charge d’un poste se prépare avec la personne concernée, pas contre elle. Une automatisation déployée sans que l’équipe comprenne ce qu’elle fait est contournée en quelques semaines.
Oui, et c’est un arbitrage à poser au cadrage plutôt qu’à la fin. Trois configurations existent : un modèle hébergé en Europe chez un fournisseur soumis au droit européen, un modèle ouvert déployé sur votre propre infrastructure, ou une architecture mixte où seules les données non sensibles sortent du périmètre. La première est la moins chère, la deuxième la plus contraignante à exploiter. Le choix dépend de la nature des données traitées et de vos engagements contractuels, pas d’une préférence technique de notre part.
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