Traitement documentaire : classer ne suffit plus, il faut pouvoir interroger.
Vos documents sont stockés, souvent bien rangés, et l'information qu'ils contiennent reste pourtant inaccessible. OpenMyDiv met en place la chaîne qui lit vos factures, contrats et courriers entrants, en extrait les valeurs utiles, les contrôle, puis les rend interrogeables.
Le document est archivé, l’information est perdue
La facture est dans le bon dossier. Le contrat est signé et classé. Le compte rendu de réunion est sur le serveur. Et pourtant, quand quelqu’un demande à quelle date la clause de révision de prix s’applique chez tel fournisseur, il faut rouvrir douze fichiers. Ranger un document et pouvoir l’interroger sont deux problèmes différents, et seul le premier a été résolu dans la plupart des entreprises.
Le traitement documentaire s’attaque au second. Il consiste à lire ce que contiennent les documents, à en extraire les valeurs qui comptent, à les contrôler contre une référence, puis à les rendre disponibles là où vos équipes travaillent déjà. Là où l’océrisation classique se contentait de transformer une image en texte, un modèle de langage comprend la structure du document : il distingue un numéro de commande d’un numéro de facture sans qu’on lui décrive la position exacte du champ sur la page.
C’est le pendant documentaire de l’automatisation des processus, au sein de notre pôle intelligence artificielle.
Une chaîne, quatre passages obligés
Un projet de traitement documentaire se juge sur sa fiabilité, pas sur sa démonstration. Nous construisons la chaîne de bout en bout et nous la mesurons sur vos documents réels, jamais sur des exemples propres.
- Capter : boîte mail dédiée, dépôt sur un espace partagé, scan, ou connexion directe à votre intranet et à votre extranet.
- Extraire : identification du type de document, puis lecture des champs attendus, y compris sur des mises en page jamais rencontrées.
- Contrôler : rapprochement avec une référence existante, commande, contrat ou fichier fournisseur. Un écart bloque le traitement au lieu de le propager.
- Restituer : écriture dans votre ERP ou progiciel via ses interfaces de programmation, ou mise à disposition dans une recherche interne.
Le taux de reconnaissance n’atteint jamais cent pour cent et nous ne le promettons pas. Ce qui compte est ce qui arrive aux documents restants : ils partent dans une file d’attente humaine avec le champ douteux signalé, pas dans un rapport d’erreurs que personne n’ouvre.
Six familles de documents, six enjeux différents
Le traitement ne se règle pas une fois pour toutes. Chaque famille a ses champs utiles, ses contrôles et sa durée de conservation.
Factures fournisseurs
Montants, TVA, références, échéances. Le rapprochement avec la commande et la réception se fait avant l'écriture comptable, pas après.
Contrats et marchés
Dates d'échéance, clauses de reconduction tacite, indices de révision, pénalités. Ce sont les documents dont l'oubli coûte le plus cher.
Courriers et mails entrants
Identifier l'objet, retrouver le dossier concerné, affecter au bon service et préparer les éléments de réponse.
Dossiers clients et adhérents
Contrôler la complétude des pièces justificatives, détecter celles qui manquent ou qui sont périmées, relancer sans intervention.
Documentation interne
Procédures, comptes rendus, notes techniques. Le savoir de l'entreprise existe déjà, il n'est simplement consultable par personne.
Archives et fonds anciens
Reprise de stock et indexation rétrospective. Le traitement du flux courant se met en place d'abord, la reprise du passé ensuite.
Un document qu'on ne peut pas interroger coûte deux fois : une première fois pour le produire, une seconde chaque fois que quelqu'un le cherche.
Trois niveaux de traitement, trois budgets
Tous les projets ne demandent pas le même niveau. Commencer au premier sur un périmètre réel vaut mieux que viser le troisième sur une maquette.
| Numérisation et classement Le document devient un fichier retrouvable | Extraction structurée Le document devient une donnée | Corpus interrogeable Le fonds devient une source de réponses | |
|---|---|---|---|
| Ce qui est produit | Un fichier nommé, indexé, classé | Des champs typés, écrits dans vos outils | Des réponses citant le passage d'origine |
| Documents concernés | Tous | Familles récurrentes et volumineuses | Documentation interne, contrats, archives |
| Ce que ça remplace | Le classement manuel | La ressaisie et le contrôle ligne à ligne | La recherche dans les fichiers |
| Contrôle humain nécessaire | Vérification par sondage | Validation des écarts uniquement | Relecture des réponses engageantes |
| Prérequis | Un espace de stockage structuré | Une référence à laquelle comparer | Un corpus à jour et des droits d'accès tenus |
Ce que la réglementation impose à vos documents
La facturation électronique est entrée en vigueur. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France doivent être en capacité de recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émettre et de transmettre les données de transaction s’applique déjà aux grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire ; les PME et micro-entreprises suivront au 1er septembre 2027. Le détail des obligations et la liste des plateformes agréées sont publiés sur le site des impôts, et quatre nouvelles mentions obligatoires s’ajoutent aux factures.
Concrètement, une partie de vos factures fournisseurs arrive désormais dans un format structuré, lisible directement par une machine. C’est une bonne nouvelle pour l’extraction, mais cela ne règle qu’une partie du sujet : les bons de livraison, les contrats, les courriers et les factures de fournisseurs étrangers continuent d’arriver en PDF ou en papier. Une chaîne de traitement documentaire doit gérer les deux mondes en parallèle, sans doublon ni facture traitée deux fois.
La conservation reste votre responsabilité. Les pièces comptables se conservent dix ans, les documents commerciaux et fiscaux ont leurs propres durées. Une chaîne qui produit des copies sans politique de conservation crée un problème au lieu d’en résoudre un : nous définissons les durées, les droits d’accès et la purge dès la conception.
Vos documents contiennent des données personnelles. Contrats, dossiers de candidature, courriers clients : le RGPD s’applique à leur traitement automatisé comme au reste, et la CNIL a publié des recommandations sur le développement des systèmes d’IA. Vos documents ne servent pas à entraîner un modèle tiers.
Quand le traitement documentaire devient le coeur d’un métier entier (instruction de dossiers, gestion de sinistres, suivi d’adhérents), il relève plutôt d’un agent IA métier que d’une chaîne d’extraction.
Ce qu’on nous demande avant de lancer un projet documentaire
Les questions qui reviennent en premier rendez-vous, avec les réponses que nous donnons.
Non, et c’est même l’erreur la plus fréquente. Un projet qui démarre par la reprise de vingt ans d’archives consomme son budget avant d’avoir produit le moindre effet. Nous traitons d’abord le flux courant, celui qui arrive chaque semaine : c’est lui qui coûte du temps aujourd’hui et c’est sur lui que la chaîne se règle. La reprise du stock vient ensuite, sur les seules familles où elle a une utilité démontrée, en général les contrats en cours et les dossiers clients actifs. Le reste peut rester tel quel.
Aucun chiffre annoncé avant d’avoir vu vos documents ne vaut quoi que ce soit. Le taux dépend de la qualité des scans, de la variété des mises en page et du nombre de champs à extraire. Ce que nous nous engageons à faire est différent : mesurer ce taux sur un échantillon de vos documents réels pendant le cadrage, vous le communiquer avant de développer, puis le suivre en production. La bonne question n’est pas le pourcentage affiché, c’est le coût du traitement des documents qui échouent. Une chaîne fiable à quatre-vingt-dix pour cent avec une reprise humaine bien conçue vaut mieux qu’une chaîne annoncée à quatre-vingt-dix-neuf sans filet.
Pour les factures entre entreprises françaises, elle simplifie une partie du travail : le format structuré supprime l’étape de lecture. Mais la facture n’est qu’un document parmi d’autres, et le contrôle reste entier. Rapprocher une facture d’une commande et d’un bon de livraison, vérifier une remise contractuelle, détecter un doublon : rien de tout cela n’est réglé par le format. S’y ajoutent les fournisseurs hors de France, les notes de frais, les documents de transport et l’ensemble des flux non facturiers, qui restent en PDF. Le sujet se déplace, il ne disparaît pas.
Oui, à condition que le système soit contraint de répondre uniquement à partir de vos documents et de citer le passage sur lequel il s’appuie. C’est la différence entre poser une question à un assistant grand public et interroger votre propre fonds : la réponse est accompagnée du document et de l’extrait d’origine, vous pouvez donc la vérifier en un clic. Quand aucun passage pertinent n’est trouvé, le système doit dire qu’il ne sait pas plutôt que de produire une réponse plausible. Nous paramétrons ce comportement explicitement, et il fait partie de la recette.
Vous. Les documents restent dans votre système de stockage, les droits d’accès restent gérés par vos équipes, et les données extraites sont écrites dans vos outils, pas dans une base qui nous appartiendrait. Nous livrons les formats d’export et la documentation technique pour que la chaîne soit reprise par un autre prestataire si vous le décidez. Sur ce type de projet, la réversibilité se prépare au moment de la conception, pas au moment de la rupture.
Décrivez votre projet. On vous dit si on est les bons.
Réponse sous 48 heures ouvrées, avec une première lecture technique et un ordre de grandeur. Si le projet n'est pas pour nous, on le dit et on vous oriente.
75002 Paris
