ChatGPT et Copilot en entreprise : cadrer l'usage avant de payer les licences.
Acheter des licences ne suffit pas : sans règles d'usage ni formation, l'outil sert à trois personnes et les autres collent leurs documents dans la version gratuite. Nous cadrons l'offre, les données autorisées et ce que chaque métier en tire.
L’outil est déjà entré, sans que personne ne l’ait décidé
C’est la situation que nous rencontrons le plus souvent. Un collaborateur a ouvert un compte gratuit pour reformuler un mail, un autre y passe des extraits de contrat, un troisième s’en sert pour préparer des chiffrages. Personne n’a rien validé, et personne ne sait ce qui est sorti de l’entreprise.
Interdire ne fonctionne pas : l’usage se déplace vers le téléphone personnel, et vous perdez toute visibilité. Ouvrir sans cadre ne fonctionne pas non plus : vous payez des licences que personne n’utilise au-delà de la première semaine.
La voie utile passe par trois décisions. Quelle offre, en fonction des outils que vous avez déjà. Quelles données peuvent y entrer, et lesquelles ne le peuvent pas. Quels usages concrets, métier par métier, justifient qu’on y consacre du temps.
Nous prenons ces trois décisions avec vous, puis nous formons les équipes sur leurs propres dossiers. Ce dernier point fait la différence entre un abonnement renouvelé et un abonnement résilié au bout d’un an.
ChatGPT ou Copilot, le choix se fait sur vos outils
Les deux savent rédiger et résumer. Ce qui les sépare, c’est ce à quoi ils accèdent.
| ChatGPT Team ou Enterprise Indépendant de votre suite bureautique | Microsoft 365 Copilot Intégré à la suite que vous utilisez déjà |
|---|---|
| Ce que vous déposezLes documents et les textes que l'utilisateur lui donne, plus les assistants que vous configurez pour un métier. | Vos fichiers en placeWord, Excel, Outlook, Teams et SharePoint, dans le périmètre des droits de chaque utilisateur. |
| Production de contenuRédaction, analyse de documents longs, réponses à appel d'offres, assistants dédiés à une équipe. | Mémoire de l'entrepriseRésumer une réunion Teams, retrouver une décision dans un fil de mails, reprendre un document existant. |
| Équipes de contenuMarketing, commerce, direction, bureaux d'études, cabinets. Là où l'écrit est le livrable. | Entreprises MicrosoftQuand toute la société vit dans la suite et que la donnée utile est déjà dans SharePoint. |
| Le dépôt manuelRien n'empêche un collaborateur d'y déposer un document qu'il n'aurait pas dû. La charte d'usage porte tout le cadrage. | Vos droits SharePointUn Copilot posé sur des permissions mal réglées rend visible ce qui aurait dû rester fermé. La revue des droits est un préalable. |
| Exclu par l'éditeurSur les offres professionnelles. À vérifier au contrat, les conditions évoluent. | Exclu par l'éditeurSur les offres professionnelles. À vérifier au contrat, les conditions évoluent. |
Ce que nous mettons en place
Le déploiement tient en quelques semaines et se joue sur quatre points, aucun n’étant technique.
La charte d’usage
Une page, pas un règlement de vingt feuillets que personne ne lira. Elle dit ce qui peut être soumis à l’outil, ce qui ne le peut pas, et ce qui doit être relu avant envoi à un client. Les catégories sensibles se listent avec vous : données personnelles, éléments de prix, documents sous accord de confidentialité, code source.
Le réglage des comptes
Comptes professionnels reliés à votre annuaire, historique et rétention paramétrés, connecteurs activés ou fermés selon les décisions prises. Sur Copilot, cette étape passe par une revue des droits SharePoint, souvent laissés ouverts depuis des années.
La formation par métier
Une session avec le commerce, une avec l’administratif, une avec la direction. Chaque groupe travaille sur ses propres documents, pas sur des exemples de démonstration. Nous ne sommes pas un organisme de formation déclaré : ces sessions ne sont donc pas finançables par un OPCO, et nous les facturons comme une prestation d’accompagnement.
Le point à trois mois
Qui utilise, pour quoi, et faut-il redistribuer les licences. C’est le moment où l’on voit qu’un service en tire un vrai gain et qu’un autre n’a jamais ouvert l’outil.
Quand l’outil générique ne suffit plus
ChatGPT et Copilot travaillent sur ce que l’utilisateur leur donne. Dès qu’il faut interroger un fonds documentaire entier, ou qu’un traitement doit se répéter à l’identique sans intervention, on change de dispositif : un agent sur vos documents ou un assistant interne répondent alors mieux, et moins cher à l’usage.
ChatGPT et Copilot en entreprise, ce qu’on nous demande
Les questions posées avant de signer les abonnements.
Les offres professionnelles des deux éditeurs annoncent que non, contrairement aux versions grand public. C’est une raison de basculer les usages existants vers des comptes professionnels plutôt que de les laisser sur des comptes personnels. Nous vérifions cet engagement dans les conditions contractuelles au moment du choix, parce que les politiques évoluent et qu’une page d’aide ne vaut pas un contrat.
Rarement, et jamais au démarrage. Si votre entreprise vit dans Microsoft 365, Copilot est le point d’entrée naturel. Si vos équipes produisent surtout des contenus et des dossiers, ChatGPT en offre professionnelle suffit. Le doublon se justifie seulement quand deux populations ont des usages franchement différents.
Assez pour un service entier, jamais une poignée d’individus dispersés. Un outil de ce type se diffuse par l’exemple : quand tout un service l’utilise, les usages circulent et se corrigent entre collègues. Quand cinq personnes de cinq services l’ont, chacune se débrouille seule et l’abandonne.
Y soumettre des données personnelles est un traitement, qui suppose une base légale, une information des personnes et une inscription au registre. Nous intervenons sur la mise en oeuvre technique et documentaire, aux côtés de votre DPO ou de votre conseil juridique, qui reste seul à qualifier la situation. Le sujet est détaillé sur conformité RGPD et AI Act.
Les deux éditeurs proposent des options d’hébergement et de résidence des données selon les offres. Quand cette exigence est ferme, par exemple sur des données de santé ou des marchés publics, elle oriente parfois vers un autre montage, décrit sur IA souveraine.
Seulement si la formation porte sur leurs dossiers. Une démonstration générique produit de l’enthousiasme pendant une heure et rien ensuite. Une session où chacun repart avec deux usages applicables dès le lendemain produit un usage durable. C’est l’objet de la formation des équipes.
Des licences à acheter, ou déjà achetées sans cadre
Dites-nous ce que vos équipes utilisent aujourd'hui. Nous vous dirons quelle offre prendre, pour qui, et ce qu'il faut écrire avant d'ouvrir les accès.
