Recherche documentaire interne : retrouver un document sans savoir comment il s'appelle.
Vos équipes cherchent avec les mots qu'elles emploient, pas avec ceux du document. Un moteur de recherche interne travaille sur le sens plutôt que sur la chaîne de caractères exacte, dans le périmètre auquel chacun a droit.
Chercher suppose de connaître le vocabulaire du document
La recherche classique compare des chaînes de caractères. Un collaborateur qui tape avenant loyer ne trouvera pas un document intitulé modification des conditions financières du bail, alors que c’est exactement ce qu’il cherche. Le moteur n’a rien raté : on ne lui a pas donné le bon mot.
Ce défaut a une conséquence connue de tous : les gens cessent de chercher et demandent à un collègue. Le savoir de l’entreprise vit alors dans la mémoire de trois personnes, ce qui pose un problème le jour où l’une d’elles s’en va.
Un moteur qui travaille sur le sens rapproche les formulations proches. Il comprend qu’avenant et modification contractuelle désignent la même chose, il retrouve un passage dans un document de cent pages, et il présente le document plutôt qu’un chemin de dossier.
Ce n’est pas de la magie et cela suppose deux préalables : que les documents soient là, et qu’ils portent des attributs exploitables. Un fonds mal rangé produit une recherche décevante.
Quatre situations où la recherche paie
Elles n’ont pas le même public ni les mêmes droits.
Le fonds de l'entreprise
Contrats, comptes rendus, notes techniques, propositions passées. C'est l'usage le plus large, et celui où la question des droits d'accès se pose en premier.
Les réponses déjà écrites
Retrouver ce qui a été répondu sur un sujet dans une proposition antérieure. Le gain de temps sur les appels d'offres est immédiat et facile à mesurer.
Un espace de documentation
Fédérations et syndicats qui mettent à disposition circulaires, guides et textes de référence. Le moteur remplace un sommaire que personne ne parcourt.
La base de connaissances
Procédures, notices, historiques d'incidents. Utile aux équipes, et souvent le point de départ d'un agent conversationnel branché sur le même fonds.
Chercher un document ou obtenir une réponse
Ces deux besoins se ressemblent et n’appellent pas le même dispositif. La distinction est celle que nous posons en premier, parce qu’elle décide du reste.
La recherche rend des documents. Vous obtenez une liste de résultats classés, avec le passage qui correspond mis en évidence, et vous lisez. C’est ce qu’il faut quand le document lui-même compte : un contrat qu’il faudra citer, une procédure à appliquer, une pièce à joindre.
L’agent rend une réponse rédigée. Vous posez une question et il compose un texte à partir de plusieurs documents, avec ses citations. C’est ce qu’il faut quand la réponse est éparpillée dans dix pièces et que personne n’a le temps de les ouvrir. Ce dispositif est décrit sur agent sur vos documents.
Les deux partagent le même socle technique et se posent souvent l’un après l’autre : la recherche d’abord, qui se vérifie facilement, l’agent ensuite, quand le fonds a prouvé sa qualité.
Les droits d’accès décident de tout
Un moteur de recherche interne rend visible ce qui était simplement difficile à trouver. Sur un fonds où les permissions n’ont pas été revues depuis des années, il révèle en une semaine des documents que personne n’aurait dû lire : grilles de salaires, dossiers de contentieux, marges par client. Nous auditons donc les droits avant d’indexer, systématiquement, et le moteur applique ceux de la personne qui cherche, sans exception.
Ce que les recherches vous apprennent
La liste des requêtes sans résultat satisfaisant est le meilleur inventaire de ce qui manque à votre documentation. Nous la remontons chaque mois : elle dit ce qui n’a jamais été écrit, et ce qui existe sous un nom que personne ne devine.
Le préalable
La qualité de la recherche dépend directement de l’état du fonds. Sur une base mal rangée, le travail commence par le classement et l’indexation. C’est moins spectaculaire et c’est ce qui décide du résultat.
Recherche interne, ce qu’on nous demande
Les questions posées quand le savoir de l’entreprise est devenu introuvable.
Non, le moteur applique les droits de la personne qui cherche : un document hors de son périmètre n’apparaît pas dans les résultats, y compris en extrait. Nous auditons les permissions du fonds avant d’indexer, parce que la recherche rend visible ce qui était seulement difficile à trouver.
Pas tout, mais le désordre se paie en pertinence. Un fonds où les documents portent des attributs exploitables donne des résultats nettement meilleurs. Nous commençons souvent par un périmètre restreint et propre plutôt que par la totalité d’un stock hétérogène.
Elles polluent les résultats plus que tout le reste : trouver la version 2019 d’une procédure est pire que ne rien trouver. Nous marquons les versions obsolètes pour les écarter ou les signaler comme telles, ce qui suppose de savoir laquelle fait foi.
Oui, à condition de les avoir lus au préalable. Un document scanné sans reconnaissance de texte est invisible pour n’importe quel moteur. Le traitement est décrit sur extraction de données.
L’indexation initiale se facture au volume, puis le coût courant dépend du nombre de recherches et de la taille du fonds. Il reste modéré sur les volumes d’une PME. Nous l’estimons avant, comme sur tout projet du pôle.
Un savoir qui vit dans la mémoire de trois personnes
Dites-nous ce que vos équipes cherchent sans trouver et où ces documents sont censés être. Nous mesurons ce que rend votre outil actuel.
